Een nieuwe medewerker laten starten: een praktische onboardingchecklist

Voor de eerste werkdag

Stuur een paar dagen van tevoren een bericht met de praktische zaken: hoe laat en waar iemand wordt verwacht, bij wie diegene zich meldt, wat er de eerste dag op het programma staat en of er iets meegenomen moet worden.

Regel intern dat de werkplek, de apparatuur en de benodigde accounts klaarstaan. Wie de eerste ochtend moet wachten op een laptop of inloggegevens, verliest tijd en begint met een onrustig gevoel.

Een vast aanspreekpunt

Wijs iemand aan die de nieuwe medewerker opvangt en de eerste weken vragen beantwoordt. Dat hoeft niet de leidinggevende te zijn; een directe collega is vaak beter bereikbaar voor praktische vragen. Spreek af hoeveel tijd die collega hiervoor krijgt, zodat het niet alleen ‘erbij’ gebeurt.

Werkplek, apparatuur en toegang

Maak een lijst van alles wat iemand nodig heeft om aan het werk te kunnen: laptop, telefoon, toegangspas, e-mailadres en accounts voor de systemen waarmee wordt gewerkt. Controleer vooraf of de rechten goed zijn ingesteld. Hoort er bij de functie werkkleding, gereedschap of beschermingsmiddelen, zorg dan dat die in de juiste maat klaarliggen.

Team, taken en werkwijze

Stel de nieuwe medewerker voor aan de directe collega’s en aan de mensen met wie diegene buiten het team samenwerkt. Leg uit hoe het werk loopt: waar opdrachten binnenkomen, hoe overleg plaatsvindt en welke afspraken er zijn over bijvoorbeeld bereikbaarheid en pauzes. Een overzicht van wie waarvoor aanspreekbaar is, voorkomt later veel kleine vragen.

Prioriteiten zonder overvloed aan informatie

In de eerste dagen komt er veel op iemand af. Verdeel de informatie over de eerste weken en begin met wat direct nodig is. Maak onderscheid tussen wat iemand in de eerste week moet weten, wat in de eerste maand aan bod komt en wat later kan. Schriftelijke informatie om na te lezen helpt, maar vervangt geen uitleg in de praktijk.

Een plan voor de eerste week

Een eenvoudig weekplan geeft houvast. Plan per dag een paar vaste onderdelen, zoals kennismaking, uitleg van systemen, meelopen met een collega en een eerste eigen taak. Laat iemand snel iets zelf doen, ook als het klein is. Zo wordt de uitleg concreet en ziet u waar nog vragen zitten.

Momenten voor vragen en feedback

Plan vaste momenten om te bespreken hoe het gaat, bijvoorbeeld aan het einde van de eerste week, na een maand en aan het einde van de inwerkperiode. Vraag niet alleen of alles goed gaat, maar ook wat onduidelijk is en wat iemand mist. Geef zelf ook concrete feedback, zodat de nieuwe medewerker weet waar diegene staat.

Onboarding op afstand

Werkt de nieuwe medewerker geheel of gedeeltelijk thuis, stuur de apparatuur dan op tijd op en controleer op de eerste dag samen of alles werkt. Plan een eerste dag met korte videogesprekken in plaats van een lege agenda, en maak duidelijk via welke kanalen vragen gesteld kunnen worden.

Kennismaken gaat online minder vanzelf. Korte één-op-ééngesprekken met teamleden helpen daarbij. Als het mogelijk is, kan het ook prettig zijn om de eerste dag of dagen op locatie te laten plaatsvinden.